Publisert: 13.08.2020, sist endret 13.08.2020
Følgende er sakset fra NTLs A-rundskriv nr. 7 2020:
Når et årsmøte blir utsatt
Om årsmøtet blir utsatt og det ikke er mulighet til å finne alternativ måte å gjennomføre møtet på, er fristen for å avholde årsmøtet utsatt flere ganger, sist til ut 3. kvartal 2020.
For noen organisasjonsledd er digital møtegjennomføring krevende og fysiske møter kan nå komme så sent at årsmøte for 2020 kommer svært tett opp til årsmøtet i 2021.
Av praktiske og økonomiske grunner kan det derfor være fornuftig å ikke gjennomføre årsmøtet i inneværende år. Dette er ikke en ønsket, men en mulig løsning. Hvis årsmøtet må utsettes, må styret vedta utsettelsen, og det må sendes ny innkalling i henhold til fristene i NTLs vedtekter. Det må også settes ny frist for å sende inn forslag til årsmøtet. Allerede innkomne forslag er å regne som nye forslag til det utsatte årsmøtet og det er viktig å huske på å få de med på sakslista.
Blir årsmøtet utsatt fortsetter sittende styret frem til det er mulig å gjennomføre årsmøtet på nytt. Er det av en eller annen grunn behov for å foreta suppleringsvalg i mellomtiden har styrene fullmakt til å foreta suppleringsvalg frem til det er mulig å gjennomføre årsmøte.
Digitale årsmøter
Det er mulig å gjennomføre årsmøter digitalt. Noen organisasjonsledd har erfaring med dette. Forbundet stiller ikke krav til hvilken teknisk løsning dere skal bruke, men det må sikres at alle har de samme mulighetene for påvirkning, som de normalt ville hatt i et fysisk møte. Det er derfor nødvendig med aktiv avstemming i alle saker, for å forsikre seg om at alle telles med. Den tekniske løsningen må også sikre muligheten for hemmelig valg til personvalgene.
Forbundet har kjøpt et digitalt møtesystem, som er brukt av NTL Forsvaret og vil bli brukt av NTL Ung og Landsstyret i første halvdel av juni 2020. Etter landsstyremøtet vil dette systemet tilbys til organisasjonsleddene. Det vil imidlertid ta tid å få trent opp tilstrekkelig antall instruktører og systemet er nødvendigvis ikke egnet for alle organisasjonsledd.