Her får du en kort innføring i hvordan et møte kan ledes, og en innføring i de mest brukte ord og uttrykkene.
Dirigent/møteleder
Alle møter har en møteleder som har ansvaret for at møtet gjennomføres, at de som har bedt om ordet slipper til og at nødvendige vedtak og diskusjoner blir gjennomført. I et styremøte vil dette vanligvis være lederen eller nestlederen, men på et årsmøte, landsmøte eller en kongress er det vanlig at man velger en dirigent til å gjøre dette.
Saksliste og dagsorden
Sakslisten er en oversikt over de sakene som skal behandles på møtet. Denne sendes ut på forhånd og danner grunnlaget for møtet. Det er god organisasjonsskikk at man også sender med sakspapirene der det der mulig. Sakslisten godkjennes sammen med innkallingen i begynnelsen av møtet.
Det er ikke alltid mulig å behandle sakene i den rekkefølgen de er satt opp på sakslisten. Det er da mulig å lage en dagsorden som forteller hvilken rekkefølge sakene skal behandles. Dagsorden er vanlig å ha på større møter som landsmøter og kongresser hvor møtene går over flere dager. På mindre møter som styremøter og medlems-/årsmøter vil saksliste og dagsorden som regel være det samme.
Forretningsorden
Forretningsorden er kjørereglene som gjelder for møtet og skal vedtas i begynnelsen av møtet. Her setter vi ned regler for hvordan vi vil at møtet skal gjennomføres. Et godt eksempel på en forretningsorden kan være den som er vedtatt av NTLs landsstyremøte i landsmøteperioden 2018 - 2020:
1. Møtets forhandlinger er åpne for pressen, dersom landsstyret ikke vedtar noe annet.
2. Tilstedeværelse - representantene plikter å være til stede i møtesalen når møtet er satt. Fravær er kun gyldig etter at permisjonssøknad er behandlet av dirigenten og godkjent av landsstyremøtet.
3. Ingen har rett til å få ordet mer enn to ganger i samme sak. Med unntak for innledningsforedrag og oppsummering begrenses taletiden til 7 minutter første gang og 5 minutter annen gang. For øvrig kan det stilles forslag til ytterligere tidsbegrensning og strek (med de inntegnede talere). Det gis ikke ordet til replikk. Til forretningsorden (behandlingsmåten av saken) gis ordet mer enn 1 gang og høyst 1 minutt til hver sak.
4. Forslag innleveres skriftelig og undertegnes med forslagstillers navn. Etter at strek er satt (med de inntegnede talere) er satt, kan det ikke fremmes eller trekkes forslag.
5. Alle vedtak skjer med alminnelig flertall. I saker som vedrører valg vises det til NTLs vedtekter. Forbundsstyrets/administrasjonens flertallsinnstillinger er vedtatt dersom det blir stemmelikhet i landsstyret. Ved stemmelikeht skal dirigenten likevel foreta en ny avstemming før overstående gjøres gjeldende.
6. I originalprotokollen føres inn navneliste, innstillinger, forslag, navn på forslagsstillere, talere, avstemninger og vedtak. Vedtatt originalprotokoll med tilhørende dokumenter (innkomne forslag, permisjonssøknader mm) skal skrivebeskyttes og oppbevares på en forsvarlig måte.
7. Ved møtets konstituereing velges en protkollkomite, som gjennomgår originalprotokollen som føres av landsstyres sekretærer. Protokollkomiteens innstilling forelegges landsstyret før hvert møtets avslutning, og protokollen godkjennes med utgangspunkt i innstillingen. Hvis møtesekretærene forlater møtet, har protokollkomiteen ansvaret for protokolføringen. Etter landsstyremøtene utarbeider forbundskontoret en redigert protkollutskrift med navneliste, innstillinger, forslag og vedtak. I protkollutskriften redigeres sakene i rekkefølge i henhold til saksliste.
8. Ved behandling av mandat til landsstyrets utvalg for forhandlinger med forbundssekretærene, forlater forbundssekretærene og ansatte ved forbundskontoret som har sine lønns- og arbeidsvilkår knyttet opp til sekretæravtalen rommet. Ved fastsetting av lønn til administrasjonen, forlater administrasjonen møtet.
9. Der landsstyret finner det hensiktsmessig, benyttes andre møteformer.
Sette strek
Når dirigenten(e) føler at debatten er over og at tiden begynner å bli knapp, så kan de foreslå at det «settes strek ved neste taler». Hvis de får flertall for dette, må de som vil ta ordet i debatten gjøre dette mens neste taler har ordet. Dirigenten må så referere resten av talerlisten for å være sikker på at alle som har bedt om ordet er tatt med. Det er ikke anledning til å be om ordet eller fremme nye forslag etter at strek er satt.
Begrenset taletid
Ett annet grep dirigentene kan ta hvis det er mange talere og begrenset med tid er å foreslå at taletiden begrenses. Vanligvis til fem eller tre minutter. Dette må også vedtas av møtet og gjelder deretter for alle gjenstående talere.
Votering (avstemning)
Votering (avstemning) er noe man gjøre for å avgjøre hvilket forslag som får flertall. De vanligste formene er:
- Votering ved håndsopprekning (de som støter forslaget/innstillingen sitter i ro, de som er i mot/støtter et alternativt forslag viser stemmetegn)
- Skriftlig votering – alle stemmeberettigede skriver hva de stemmer på en lapp som samles inn og telles opp.
- Ved personvalg med flere kandidater er dette den vanlige voteringsformen.
- Akklamasjon – brukes normalt bare ved personvalg uten motkandidater. Møtedeltakerne klapper for å vise at de stemmer på kandidaten.
Definisjoner på flertallsformer
Simpelt flertall: Når 3 eller flere forslag settes under avstemning samtidig, er det forslag vedtatt som har fått flest stemmer. (En flertallsform vi ikke benytter i NTL.)
Alminnelig flertall: Det forslag er vedtatt som har fått mer enn alvparten av de avgitte stemmer. Blanke stemmer regnes ikke som avgitte stemmer.
Absolutt flertall: Samme som "alminnelig flertall", men blanke stemmer regne som avgitte stemmer.
Kvalifisert flertall: Det forslag er vedtatt som oppnår en på forhånd fastsatt andel av avgitte stemmer (eks 2/3 eller 3/4).
