Medbestemmelse i eiendomsprosesser – fra konflikter og kaos til håp

Arbeidsgruppa in action. Siden arbeidsgruppa ble opprettet har den hatt åtte plenumsmøter. Fra arbeidstakersiden har gruppa bestått av representanter fra alle de fire hovedsammenslutningene og etatens hovedverneombud m/vara. Harald Borgerud, Solfrid Borger og Lillian Skrede har deltatt fra NTL. Fra arbeidsgiver har deltakelsen vært fra direktoratet ved Eiendomsseksjonen og HR-avdelingen, i tillegg til NAV Oslo. 

Mandatet til gruppen var som følger: «Eiendomsprosessen i NAV gjennomgås for å sikre ivaretakelse av Hovedavtalens bestemmelser om medbestemmelse. Det tas utgangspunkt i gjeldende vedtatt prosess for eiendom som er beskrevet på NAVET, jf. «Eiendomsprosessen 2020» (foilserie) og dokumentene veiledning 1, 2 og 3 til denne. Rammer som er gitt gjennom lover og forskrifter, rundskriv og instrukser fra KMD samt besluttet «Arealkonseptet for Arbeids- og velferdsetaten» (foilserie) inkl. ABW legges til grunn for arbeidet. Dersom arbeidet avdekker behov for å endre prosessbeskrivelsen på andre områder enn medbestemmelse så skal forslag spilles inn på ordinær måte til ØSA/Eiendomsseksjonen, og håndteres utenfor dette mandatet.» 

Mens man tidligere har operert etter tre ulike faser i eiendomsprosesser har arbeidsgruppa identifisert ni ulike aktiviteter i en eiendomsprosess. Videre har arbeidsgruppa i hver av disse aktivitetene avklart hvilken form for medbestemmelse som skal finne sted. Arbeidet resulterte i en sluttrapport som ble lagt frem for etats-MBA i møtet 23.mai. I denne sluttrapporten ble det redegjort for medbestemmelsen i de ni ulike aktivitetene.  

Under er de ulike aktivitetene og tilhørende medbestemmelse skissert:

Tillitsreform i praksis. En positiv overraskelse i denne prosessen er enigheten mellom partene og viljen til å rydde opp i noe som har vært en verkebyll i flere år. Når man ser prosessen i lys av tillitsreformen er arbeidsgruppa et åpenbart eksempel til etterfølgelse. Her har man identifisert et problem, og partene har sammen satt seg ned for å se på hvordan problemet kan løses. 

Hva man har blitt enige om er også midt i kjernen av tillitsreformen hva angår partssamarbeidet. Arbeidsgruppa ble fort enige om at medbestemmelse måtte inn tidligere i eiendomsprosesser enn hva som har vært tilfelle. Alle parter skal orienteres løpende om eiendomskontrakter og kontraktsutløp. Det er derfor innført en fase 0 med informasjon om kommende prosjekter. MBA skal også informeres så fort det er planer om å sette i gang en eiendomsprosess.  

Videre er det avgjørende at fullmaktene avklares allerede i aktivitet 2. Da sikrer man at saken drøftes og forhandles på riktig nivå av dem som sitter med fullmakt til å fatte beslutninger. Det sikrer at det blir tydelig hvor ansvaret for en god prosess ligger og at partene kan ha tillit til hverandre – en forutsetning for god medbestemmelse.  

Fullt innsyn. Det kanskje viktigste punktet man har oppnådd enighet om er at man nå har etablert at alle parter skal ha fullt innsyn i alle dokumenter. Organisasjonene skal ha innsyn i fullstendig konkurransegrunnlag, hvilke tilbydere som har meldt interesse og beslutningsgrunnlag. Dette er viktig fordi det sikrer tillit mellom partene og bygger opp under forståelsen av hverandre som likeverdige parter. Alle parter vil sitte med samme saksgrunnlag, noe som er helt essensielt for å mene noe fornuftig om prosessen og hvilken tilbyder man skal gå for i en eiendomsprosess. I tillegg skaper det en bedre forståelse for alle parters synspunkter. Det er vanskeligere å ha tillit til en beslutning om man ikke har fullt innsyn i beslutningsgrunnlaget. Derfor er dette punktet også avgjørende for å styrke tilliten mellom partene. Alle parter får da et eierskap til prosessen og til syvende og sist vil dette føre til et bedre resultat – noe som er målet for alle involverte parter.  

Gjenstår utfordringer. Eiendomsprosesser er komplekse. Det er kostbart, strekker seg over lengre tid og omfatter mange ulike aktører. Ikke minst er det noe som betyr mye for de ansatte. NTL håper arbeidet med medbestemmelse i eiendomsprosesser kan være det første skrittet mot å få til gode prosesser. Det gjenstår imidlertid utfordringer, og krever blant annet at det legges inn betydelig innsats i god og hensiktsmessig opplæring. Kompetanse er avgjørende for at prosessene blir gode. Ikke minst gjelder dette arbeidsmiljøspørsmål nå som MBA’ene fullt og helt skal ivareta også arbeidsmiljøaspekter i eiendomsprosesser, både når det gjelder sikkerhet og fysiske krav til arbeidsmiljøet.  

I tillegg åpner sluttdokumentet opp for reforhandling dersom tegninger avviker fra opprinnelig konkurransegrunnlag. Hvor stort avviket skal være for å utløse rett til forhandling er imidlertid ikke konkretisert. Her vil det nok oppstå ulike synspunkter og interessekonflikter. Man har heller ikke gått inn på hvordan Hovedavtalen § 19 nummer 2 punkt e skal forstås, som omhandler forhandling om disponering av areal. Det er likevel viktig å påpeke at det man nå har blitt enige om uansett gir større innflytelse og mer medbestemmelse enn har vært tilfelle i mange tidligere prosesser.  

I tråd med hovedavtalen.Til slutt er det viktig å understreke at arbeidet i gruppa på ingen måte har gitt videre rettigheter enn hva Hovedavtalen åpner for. Den har kun etablert en praksis som skal sikre at medbestemmelse i eiendomsprosesser skjer i tråd med Hovedavtalen. Men resultatet er definitivt en styrket medbestemmelse, noe som er i midt i kjernen av punkt 3 i mandatet for tillitsreformen i NAV: 

Vi styrker partssamarbeidet i Arbeid- og Velferdsetaten og partssamarbeidet skal skje på alle nivåer i tråd med intensjonen i Hovedavtalen i staten og med etatens tilpasningsavtale.